Natalia Wasielewska
Posiada kilkuletnie doświadczenie w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
Zobacz profil
Zamówienia publiczne to podstawowa i najpowszechniejsza forma udziału sektora publicznego w gospodarce. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na platformie e-Zamówienia wartość udzielonych zamówień w województwie mazowieckim w roku 2025 r. to aż 12 644 695 038,00 zł[1].
Jednym z kluczowych elementów systemu zamówień publicznych w Polsce oraz w Unii Europejskiej są przetargi publiczne, na skutek których dochodzi do wyłonienia wykonawcy realizującego dane zamówienie.
Z uwagi na sformalizowany charakter procedur przetargowych, zarówno podmioty udzielające zamówień, jak i wykonawcy, powinni unikać błędów w przetargach publicznych. Pozwoli to na sprawne przeprowadzenie procedury, a w dalszej perspektywie na skuteczną i należytą realizację potrzeb publicznych.
Podstawowym elementem procedur przetargowych jest dokumentacja przetargowa przygotowana w oparciu o regulacje ustawowe, która porządkuje proces udzielania zamówienia publicznego. Rzetelne przygotowanie dokumentacji przetargowej przez zamawiającego, a następnie dogłębne jej przeanalizowanie przez wykonawców, pozwala na unikanie błędów w przetargach. Błędy takie często wynikają bowiem z niedokładnego i niestarannego przygotowania specyfikacji warunków zamówienia przez zamawiającego. Po publikacji dokumentów zamówienia wykonawcy natomiast jedynie pobieżnie analizują dokumentację, co skutkuje błędami przy składaniu ofert przetargowych.
Przyczyną błędów, zarówno po stronie zamawiających i wykonawców, bardzo często jest także pośpiech. W wielu sytuacjach zamawiający ostateczne potwierdzenie dysponowania odpowiednimi środkami na sfinansowanie zamówienia otrzymują dość późno w stosunku do terminu realizacji danego zamówienia. Postępowanie przetargowe jest wtedy przygotowywane i przeprowadzane pod presją czasu, co wiąże się m.in. z wyznaczaniem wykonawcom minimalnego, przewidzianego przepisami prawa terminu na składanie dokumentów, mimo że poziom skomplikowania sprawy uzasadniałby wyznaczenie terminu dłuższego.
Czynność przygotowania i złożenia oferty jest jedną z najważniejszych czynności podejmowanych przez wykonawcę w procedurze przetargowej.
Konstrukcja przetargów publicznych jednoznacznie rozgranicza etapy przed i po terminie składania ofert. W związku z niewielką możliwością dokonywania zmian w ofercie po upływie terminu na jej złożenie, wykonawcy powinni przygotować ofertę z należytą starannością.
Procedury przetargowe, zarówno te wynikające z przepisów prawa, jak i wewnętrznych regulacji zamawiającego, stawiają wykonawcom wiele wymagań. Błędy przy składaniu ofert przetargowych mogą dotyczyć zarówno kwestii formalnych, takich jak błędny podpis, jak i błędów merytorycznych. Wykonawca przed wskazaniem przedmiotu oferty, dla uniknięcia błędu przy składaniu oferty przetargowej, musi więc zweryfikować, czy oferowany przez niego przedmiot spełnia wszystkie wymagania zamawiającego opisane w dokumentacji przetargowej. Wykonawca powinien także starannie wypełnić formularz ofertowy i podać wszystkie wymagane przez zamawiającego informacje. Nieuwzględnienie określonych danych w ofercie może skutkować nieprzyznaniem punktów w ramach kryteriów oceny ofert lub nawet uznaniem oferty za niezgodną z warunkami zamówienia. Skompletowanie wszystkich załączników i dokumentów wymaganych przez zamawiającego, czy to na etapie składania oferty, czy też na etapie składania podmiotowych środków dowodowych, pozwoli natomiast uniknąć wezwań do uzupełniania dokumentów.
Przetargi publiczne przygotowywane i prowadzone są przez zamawiających w celu realizacji potrzeb publicznych. Pierwszym i podstawowym zadaniem każdego zamawiającego jest więc zidentyfikowanie takiej potrzeby i jej prawidłowego opisanie oraz oszacowanie wartości zamówienia. Szczegółowe i dokładne sporządzenie dokumentacji przetargowej pozwala także na zminimalizowanie ryzyka popełniania przez wykonawców błędów przy składaniu ofert przetargowych.
Procedury przetargowe począwszy od przygotowania, poprzez wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, po zawarcie umowy w sprawie zamówienia są bardzo sformalizowane. Doświadczenie i znajomość odpowiednich przepisów prawa na pewno więc pozwala zamawiającym na unikanie błędów w przetargach. Z przeprowadzanych kontroli wynika bowiem, że w wielu przetargach publicznych określonych błędów dałoby się uniknąć. Przykładowo, nieudzielenie wyjaśnień treści SWZ w wymaganym terminie można naprawić poprzez przedłużenie terminu składania ofert.
Błędy w przetargach publicznych popełniane przez zamawiających występują także na etapie po wyborze oferty najkorzystniejszej a przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający musi wtedy zweryfikować m.in. prawidłowość wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Procedury przetargowe obejmują również czynności informacyjne i techniczne po zawarciu umowy, a nawet po jej wykonaniu. Zamawiający zobowiązani są w odpowiednim terminie opublikować stosowane ogłoszenia na przeznaczonych do tego platformach internetowych.
Podstawową i niekiedy bardzo dotkliwą konsekwencją popełnienia przez wykonawcę błędu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest utrata szansy na jego realizację i utrata zysku z tym związana. Wykonawca traci także szansę na zdobycie cennego doświadczenia. Nie ulega bowiem wątpliwości, że jedne z największych i najważniejszych inwestycji realizowanych w kraju to inwestycje dokonywane i finansowane przez organy i instytucje państwowe.
Zamawiający, popełniając błąd przy przygotowaniu i przeprowadzeniu przetargu publicznego, naraża się na konieczność unieważnienia postępowania i przeprowadzenia procedury przetargowej od nowa. Niektóre błędy zamawiających mogą skutkować unieważnieniem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub poniesieniem odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W przypadku zamówień publicznych współfinasowanych (m. in. ze środków Unii Europejskiej) może dojść do konieczności zwrotu części lub całości otrzymanych środków.
Podstawowym obowiązkiem zamawiającego i wykonawcy, którego rzetelne wypełnienie pozwoli na sprawne przeprowadzenie postępowania, jest przygotowanie i skompletowanie dokumentacji. Zamawiający przygotowuje dokumentację przetargową, a następnie – w oparciu o nią – wykonawca przygotowuje ofertę. Odpowiednia analiza własnych potrzeb pozwoli zamawiającemu na przygotowanie prawidłowej specyfikacji warunków zamówienia i opisu przedmiotu zamówienia. Zapoznanie się z dokumentacją przetargową i rozpoczęcie prac nad ofertą z odpowiednim wyprzedaniem pozwoli natomiast wykonawcy na złożenie prawidłowej oferty, która nie będzie podlegać odrzuceniu.
[1] https://ezamowienia.gov.pl/pl/dane-ogolne-o-zamowieniach/
